Wideokonferencje - jaki program do wideokonferencji wybrać?

Rok 2020 przyniósł nam rewolucję w zakresie funkcjonowania wielu biznesów, które musiały dostosować się do wielu ograniczeń. W odpowiedzi na to, lawinowo wzrosła liczba użytkowników aplikacji do prowadzenia grupowych rozmów wideo. W firmie konieczny jest ciągły kontakt z współpracownikami oraz kontrahentami nawet, jeśli nie ma możliwości zorganizowania standardowego spotkania. Alternatywą jest wideokonferencja, w której możemy uczestniczyć z każdego zakątka świata - wystarczy włączyć komputer lub smartfon.

Podstawowym narzędziem w wielu branżach stał się program do prowadzenia grupowych rozmów wideo, który pozwala na wspólną pracę czy organizowanie spotkań biznesowych, nawet jeśli jesteśmy w domu. Oczekujemy od niego niezawodności i posiadania wszystkich niezbędnych funkcji, takich jak np. czat tekstowy, opcja łatwej prezentacji potrzebnych materiałów poprzez np. udostępnienie pulpitu oraz praca na urządzeniach z systemami Android czy iOS. Co oferują nam najczęściej używane programy do wideokonferencji? Czym się kierować wybierając jeden z nich? Czy odpowiedni program do rozmów wideo w czasie rzeczywistym to wszystko, czego nam potrzeba? W tym artykule odpowiemy na te pytania.

Jak zrobić wideokonferencję?

Wybór aplikacji do prowadzenia wideokonferencji jest jednym z najważniejszych elementów. Wybór niedopasowanej do naszych potrzeb aplikacji może skutkować np. dekoncentracją naszych partnerów z powodu słabej jakości lub przerwania połączenia czy braku odpowiednich narzędzi, co ostatecznie może skutkować brakiem efektów spotkania. Sprawdzając dostępne programy, musimy wcześniej odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

• Jak często będę organizował wideokonferencje?
• Ilu będzie uczestników?
• Jak długo będą trwały nasze wideokonferencje?
• Czy uczestnicy będą korzystać z komputera, czy z urządzeń mobilnych?

Kiedy już odpowiemy sobie na powyższe pytania, możemy przejść do poszukiwania platform, które spełniają nasze wymagania. W zależności od tego czy chcemy prowadzić webinary, profesjonalne wideokonferencje czy po prostu porozmawiać ze znajomymi, możemy zdecydować się na różne aplikacje, które będą odpowiadały naszym potrzebom. Poniżej prezentujemy najpopularniejsze programy do wideokonferencji.

Microsoft Teams (dawniej Skype for Business)

Najbardziej popularny produkt firmy Microsoft do rozmów wideo online to narzędzie skierowane przede wszystkim do klientów biznesowych. Microsoft Teams wchodzi w skład pakietu Office 365 i umożliwia prowadzenie rozbudowanych wideokonferencji oraz korzystanie z wirtualnej tablicy interaktywnej “whiteboard”. Można go również pobrać i zainstalować oddzielnie bez zakupu całego pakietu Office. Dzięki produktowi Microsoftu mamy opcję wspólnej pracy dzięki dostępowi do platformy umożliwiającej gromadzenie plików, narzędzi oraz innych przydatnych rozwiązań. Do ciekawych funkcji zaliczyć możemy także dzielenie ekranu, nagrywanie transmisji oraz rozmywanie tła.

Wideokonferencje bezpłatnie w chwili obecnej mogą tworzyć osoby posiadające pakiet Office 365, instytucje edukacyjne oraz nowi klienci biznesowi, którzy mają szansę skorzystania z półrocznego okresu próbnego. Jest to jedna z najbardziej popularnych platform video-konferencyjnych w chmurze.

Wideokonferencje z użyciem aplikacji Microsoftu są wdrażane na wielu platformach sprzętowych, gdzie program natywnie integruje się z kamerą, nagłośnieniem, mikrofonami, itp. Szczególnie łatwo wdrożyć MS Teams (lub Zoom) korzystając z rozwiązań Crestron Flex. W ofercie Crestron znajdziemy rozwiązania zarówno do małych przestrzeni typu huddle-room dla 2-6 osób jak i średnich (6-10) i dużych.

Zintegrowana kamera 4K o kącie 120 stopni pozwoli uczestnikom usiąść blisko ekranu, mikrofony z technologią beamforming zagwarantują doskonałą jakość dźwięku, a 10” panel dotykowy pozwali na pełną kontrolę nad spotkaniem. Dla wymagających jest możliwość podłączenia drugiego monitora.

Crestron Flex - jednostka do postawienia na stole

Crestron Flex w wersji sound-bar z ekranem dotykowym

Zoom

Zoom to godna alternatywa dla wspomnianej wyżej platformy. Zwłaszcza w ostatnim półroczu (2020) Zoom notuje gwałtowny przyrost aktywnych kont. Wszystko za sprawą dużego zapotrzebowania na aplikacje typu, co przełożyło się na nagły wzrost użytkowników, którzy docenili zalety tego programu Zoom. Licznym gronem użytkowników tego oprogramowania w Polsce byli uczniowie, ponieważ szkoły przy jego użyciu prowadziły swoje lekcje. Program pobrać możesz po wejściu na stronę producenta, gdzie znajdziesz także np. przydatne poradniki.

Zoom działa w chmurze i można z niego korzystać na komputerach i urządzeniach mobilnych. W darmowej wersji umożliwia jednocześnie połączyć się 100 osobom na maksymalnie 40 minut, a w płatnej odsłonie uczestniczyć w spotkaniu może nawet 1000 osób! Program Zoom posiada czat tekstowy, funkcję udostępniania swojego ekranu, nagrywania czy zgłaszania chęci zabrania głosu poprzez podniesienie ręki.

Funkcje aplikacji Zoom są mocno zbliżone do MS Teams, program jest intuicyjny i łatwy w obsłudze. Wdrażając tę platformę w firmach obserwujemy, iż użytkownicy, którzy nie mieli wcześniej styczności z łatwością korzystają z funkcji wbudowanych w aplikację Zoom. Dzięki temu oszczędzamy swój czas, a praca jest bardziej wydajna.

Zoom jest również zintegrowany w wielu platformach sprzętowych, firma Crestron posiada identyczne produkty dla Zoom jak dla MS Teams. Mamy więc tak samo możliwość wyposażenia małej, średniej i dużej sali konferencyjnej w zintegrowane rozwiązanie Crestron z kamerą 4K, mikrofonami beamforming, głośnikami, automatycznym zoomem na osobę mówiącą i możliwością podłączenia dwóch monitorów.

Google Hangouts

W zestawieniu nie mogło zabraknąć rozwiązania od giganta z Mountain View. W klasycznej wersji Google Hangouts jednocześnie rozmowę wideo może prowadzić maksymalnie 10 osób. Wideokonferencja dla większej ilości uczestników możliwa jest w Google Hangouts Meet, które nie jest już darmowym rozwiązaniem. Sporo firm i szkół używa tego systemu między innymi ze względu na jego kompatybilność z innymi usługami od Google, takimi jak Dysk czy Kalendarz, przez co mamy możliwość wygodnie korzystać z różnego rodzaju dokumentów potrzebnych podczas spotkania lub zaplanować grupową rozmowę wideo. Hangouts Meet pozwala na wideokonferencję aż 250 osób.

Darmowa wersja Hangouts sprawdzi się, kiedy będziemy chcieli spotkać się w niewielkim gronie. Jeśli planujemy spotkanie w większej grupie, warto zastanowić się nad wersją premium i wykorzystać liczne dodatkowe możliwości aplikacji.

Skype

Kolejnym z popularnych programów, za pomocą których możemy prowadzić rozmowy online, jest Skype. Jest to jeden z najbardziej znanych komunikatorów z długą historią, dostępny praktycznie na wszystkich platformach: Windows, Linux, Mac OS, mobilnie także na urządzeniach z systemem Android oraz iOS. Umożliwia wysyłanie wiadomości tekstowych (czat), rozmowy głosowe oraz wideo za darmo - bardzo często wykorzystywany był do kontaktu ze znajomymi i prowadzenia prywatnych rozmów. W wersji darmowej komunikator pozwala również na spotkania z grupą maksymalnie 50 osób. Dodatkową zaletą tego rozwiązania jest opcja , dzięki której możemy udostępnić innym rozmówcom swój ekran, co może niejednokrotnie ułatwić prezentację omawianych przez nas zagadnień.

Niestety, aby korzystać ze Skype, każdy uczestnik musi posiadać konto Microsoft. Mimo że ze Skype można korzystać z poziomu przeglądarki, lepiej poświęcić chwilę w celu pobrania instalatora programu.

Facebook Messenger

W dobie dużego zapotrzebowania na możliwość przeprowadzania grupowych rozmów Facebook wypuścił nową usługę o nazwie Messenger Rooms. Najnowsze rozwiązanie od Facebooka, podobnie jak w Skype, umożliwia rozmowę jednocześnie w grupie 50 uczestników.

Messenger Rooms umożliwia nam utworzenie pokoju, do którego można zaprosić pozostałych uczestników rozmowy. Dobrą wiadomością jest fakt, że nie muszą oni być użytkownikami Facebooka - wystarczy wysłać im wygenerowany link i będą mogli dołączyć do pokoju z poziomu przeglądarki. Jak podaje Facebook, Messenger Rooms stworzone zostało, aby dać twórcy pokoju jak największe możliwości zarządzania nim. W momencie tworzenia pokoju, można ustalić m. in. kto może do niego dołączyć, czy będzie on widoczny dla znajomych, można usuwać osoby z rozmowy czy zamykać pokój.

join.me

Join.me to anglojęzyczny program do wideokonferencji, z którego bezpłatnie korzystać możemy jedynie w wersji próbnej. Najniższy plan cenowy pozwala na jednoczesne połączenie się maksymalnie pięciu osób, a w najwyższym planie w konferencji brać udział może 250 użytkowników. Spotkanie nie ma limitów czasowych.

Aby wziąć udział w grupowej rozmowie wideo, każdy uczestnik musi mieć zainstalowane na swoim urządzeniu oprogramowanie Join.me. Oprogramowanie działa na urządzeniach typu desktop lub mobilnych. Producent chwali się wysoką jakością obrazu i dźwięku, funkcją udostępniania pulpitu, nagrywania spotkania czy tworzenia notatek.

GoToMeeting

GoToMeeting to aplikacja, której historia sięga roku 2004. Pozwala ona na prowadzenie grupowych konferencji audio i wideo online bez ograniczenia czasowego, oraz nagrywanie spotkania. Platforma umożliwia także udostępnianie plików pozostałym uczestnikom.

Korzystanie z GoToMeeting możliwe jest podczas okresu próbnego, który trwa 14 dni lub po wybraniu jednego z płatnych planów, dzięki którym dostajemy dostęp do kolejnych funkcji, jak np. narzędzia do rysowania, robienia notatek, pluginy Office 365, Kalendarza Google, zdalnego dostępu do pulpitu, klawiatury i myszy organizatora. W zależności od wybranego planu, w spotkaniach może brać udział 150-250 osób. Postawiono także na duże bezpieczeństwo, dzięki zastosowaniu m.in. kodowania AES-256.

Cisco WebEx

WebEx to jeden z najstarszych programów, dzięki któremu organizować możemy duże wideokonferencje. Aplikacja znana jest przede wszystkim w dużych korporacjach, lecz w ostatnim czasie zdobywa uznanie także wśród mniejszych organizacji. Stworzony w 1995 roku przez firmę Cisco zaawansowany program do prowadzenia zdalnych konferencji, w wersji darmowej umożliwia na jednoczesne uczestnictwo 100 osób (maksymalny czas trwania wideokonferencji to 50 minut). Płatna wersja odkrywa przed nami wiele dodatkowych funkcji oraz zwiększa ilość uczestników do 200.

WebEx Meetings jako rozbudowana aplikacja, posiada oczywiście funkcje udostępniania swojego pulpitu, nagrywania spotkań, tworzenia notatek czy połączenia z rozmowami telefonicznymi i tworzenia telekonferencji. Udostępnianie konferencji dla innych osób poprzez wygenerowanie linku umożliwia komunikację z innymi użytkownikami bez konieczności instalacji oprogramowania na komputerze.

AnyMeeting

Podobnie jak WebEx, AnyMeeting daje możliwość prowadzenia konferencji bez potrzeby instalacji jakiegokolwiek oprogramowania - wystarczy tylko i wyłącznie przeglądarka internetowa oraz oczywiście dostęp do Internetu. Narzędzie zapewnia wysoką jakość połączenia i umożliwia wygodnie dołączyć do spotkania np. przy użyciu linku.

Jednymi z podstawowych funkcji są: udostępnianie pulpitu, prezentacji, tworzenie adnotacji, wiadomości tekstowe czy nagrywanie transmisji. AnyMeeting daje możliwość integracji także z innymi aplikacjami jak np. Outlook, Google G-Suite, Slack, MS Teams.

Możliwe jest skorzystanie przez 14 dni z darmowej odsłony, która pozwala na przetestowanie dostępnych funkcji. W zależności od wybranego pakietu, nasze spotkania wideo mogą odbywać się w gronie od 4 do 30 osób bez limitów czasowych.

Oprogramowanie to jednak nie wszystko

O sukcesie naszego spotkania biznesowego czy zebrania na odległość będzie decydowało coś więcej niż tylko intuicyjna dla użytkowników aplikacja. Rok 2020 pokazał nam, że spotkania na odległość to m.in. wygodna i uniwersalna opcja kontaktu z naszymi współpracownikami i kontrahentami. Aby rozwiązanie stało się profesjonalne należy zainwestować w dobrej jakości zestaw do wideokonferencji (m. in. kamera czy mikrofon), aby w pełni wykorzystać możliwości oferowane przez platformy. Warto rozważyć możliwość zaadaptowania jednego z pomieszczeń na profesjonalną salę konferencyjną z dobrej jakości kamerami i systemem nagłośnienia, która pozwoli nam prowadzić rozmowy na najwyższym poziomie, ułatwi naszą pracę i pozytywnie wpłynie na efekty biznesowych rozmów i negocjacji. Zachęcamy do sprawdzenia oferty projektowania i wyposażenia sal konferencyjnych HDCINEMA, dzięki której nasza firma wejdzie na całkiem nowy poziom profesjonalizmu.

Podsumowanie

Ilość programów do prowadzenia wideokonferencji jest spora - część z nich ogranicza się do zwykłej transmisji wideo, w której po prostu wziąć udział może więcej niż dwie osoby - są one dostępne za darmo bądź za niewielką opłatą. Programy te cechuje jednak wiele ograniczeń funkcji, ilości użytkowników czy czasu trwania rozmowy.

Z drugiej strony mamy programy, które stworzone zostały dla dużych odbiorców i ich lista funkcjonalności jest naprawdę długa. Możemy dzięki nim tworzyć webinary, wielkie wideokonferencje czy stworzyć rozbudowane środowisko do wspólnej, zdalnej pracy, za pomocą którego możemy udostępnić lub nawet edytować każdy dokument, prezentację, pliki audio czy wideo. Rozbudowana platforma zapewnia nam również bezpieczeństwo, łatwe zarządzanie, a także wysoką jakość transmisji. Przeglądając dostępne programy do wideokonferencji musimy określić jak często spotkania będą się odbywać, jak długo będą trwały i ile osób będzie w nich uczestniczyło. Jeśli planujemy jednorazowe spotkanie, w którym udział weźmie kilka osób, możemy zdecydować się na darmowe rozwiązania. Jeśli jednak chcemy na poważnie podejść do tematu wideokonferencji, organizować je regularnie i w większej grupie, warto zainteresować się rozwiązaniami dla profesjonalistów oraz wyposażyć się w dobrej jakości sprzęt. Możemy zwrócić się o pomoc do fachowców, którzy pomogą nam dobrać zestawy do wideokonferencji, rozwiązania dopasowane do naszych potrzeb i odpowiedzą na każde pytanie.