Wyposażenie sali konferencyjnej - Sprawdzone rozwiązania

Systemy multimedialne w przestrzeniach konferencyjnych należą do dość skomplikowanych zagadnień technicznych. Z uwagi, że jest to rynek nowoczesnych technologii doświadczamy wielu innowacyjnych zmian w zakresie sprzętowym. Sale konferencyjne wykonane kilka lat temu posiadają rozwiązania, które obecnie wykonuje się inaczej, łatwiej i z lepszą jakością. Zmieniają się rozdzielczości i jasności projektorów, lampy w projektorach zastąpione zostały źródłami laserowymi. Pojawiły się przystępne cenowo monitory wielkoformatowe z rozmiarami do 120". Zmieniły się standardy przyłączeniowe - zniknęło analogowe VGA, a obecnie popularne HDMI jest wypierane przez standard USB-C. Prawdziwą rewolucje przeszły systemy video konferencyjne, rozwój mikrofonów i kamer video jest imponujący. W kamerach powszechnie stosuje się sztuczną inteligencję do automatycznego kadrowania uczestników, mikrofony posiadają cyfrowo formowaną wiązkę. Wszystkie te technologie mają na celu poprawę jakości i komfortu podczas spotkań biznesowych. Świadomość klienta w tych obszarach jest znikoma, stąd wychodzimy naprzeciw potrzebom oferując fachową wiedzę i doświadczenie aby zapewnić optymalne rozwiązania multimedialne.

Klienci biznesowi kreują potrzebę posiadania sal konferencyjnych, określając podstawowe oczekiwania:

• ilość osób w sali konferencyjnej
• rozmiar pomieszczeń do konferencji
• charakter spotkań - lokalne, hybrydowe
• video konferencje w określonym standardzie
• obecność mikrofonów i nagłośnienia

Sale zarządu i sale o charakterze reprezentacyjnym będą cechowały się zupełnie innym sprzętem niż sale do codziennych spotkań czy sale na wynajem. Niezależnie od charakteru sali konferencyjnej stosujemy sprawdzone rozwiązania i niezawodny sprzęt audio wizualny.

Sale konferencyjne dzielimy na:

• małe - na 2-4 osób
• średnie - na 6 - 12 osób
• duże - na 12 - 25 osób
• szkoleniowe - powyżej 25 osób (nawet do 200).

Podstawowe wyposażenie sali konferencyjnej małej i średniej to monitor wielkoformatowy (55" - 86") i system video-konferencyjny. W takich przestrzeniach stawiamy na prostotę korzystania z systemu. W sali brak jest jakichkolwiek pilotów, paneli sterujących itp. Przyłączenie laptopa do przyłącza HDMI lub USB-C aktywuje sprzęt, odłączenie - jego wyłączenie po określonym czasie. Takie naturalne zachowanie systemu zapewnia wysoką niezawodność i łatwość codziennego z niego korzystania.

Profesjonalny sprzęt

Przy większych salach wyposażenie konferencyjne obejmuje laserowy projektor multimedialny z ekranem (przeczytaj również: "dlaczego ściana nie może zastąpić ekranu") oraz systemy nagłośnienia. Spotkania biznesowe w większym gronie wymagają stosowania mikrofonów. Duża sala to dłuższe odcinki przewodów, większe ekrany projekcyjne, mocniejsze projektory, specjalizowane systemy video-konferencyjne, ogólnie więcej sprzętu. W takich salach nieodzowny staje się system sterowania w postaci ekranu dotykowego, gdzie uczestnikom spotkania oferujemy intuicyjny sposób korzystania z multimediów. Często sterowanie obejmuje również rolety i oświetlenie.

Niezależnie od rozmiaru kluczowe jest odpowiednie wyposażenie sali konferencyjnej, markowy sprzęt zagwarantuje stabilną pracę przez wiele lat. Podniesie to efektywność spotkań i komfort uczestnikom spotkania. Systemy konferencyjne przy połączeniach zdalnych wymagają stabilnego połączenia internetowego, dobrze dobrane kamery powinny mieć możliwość wykadrowania nawet najdalszego uczestnika, kierujemy się tu zasadą, że nie ma gorszych miejsc. Współczesne systemy konferencyjne posiadają wbudowane mikrofony, niestety ich zasięg jest ograniczony do ok. 4.5m. Gdy uczestnicy znajdują się w większej odległości od mikrofonów stosuje się mikrofony sufitowe rozszerzające zasięg. System mikrofonów panelowych np. Shure potrafi zebrać dźwięk z okręgu o średnicy 9m. Implikuje to jednak konieczność rozbudowy infrastruktury o procesory audio i podnosi koszt inwestycji.

Układ sali

Układ sali konferencyjnej powinien zapewnić wszystkim uczestnikom spotkania dobrą widoczność prezentowanych treści, ekrany projekcyjne nie mogą być za małe ani za duże. Są standardy określające prawidłowy rozmiar ekranu, co przeliczamy na etapie projektowania systemów konferencyjnych.

Jeżeli jednym z wymagań wyposażenia są tablice suchościeralne, to warto zainwestować w cyfrowe rozwiązanie jakim jest dotykowy monitor interaktywny. Nie tylko uatrakcyjni on prezentację, ale zapisze wszystkie narysowane slajdy i roześle do uczestników po odbytym szkoleniu. Tablice interaktywne sprawdzają się szczególnie w edukacji.

Meble konferencyjne

Należy zadbać również o wygodne krzesła konferencyjne. Ergonomiczne meble to miły dodatek, który zapewni komfort nawet przy długich konferencjach. Krzesła konferencyjne powinny mieć miękkie atestowane siedzisko, regulowane podłokietniki i uchylne oparcie. W salach z dużą liczbą uczestników, gdzie przeważa układ teatralny, krzesła pozbawione są regulacji, gdyż nadrzędnym celem jest łatwość ich przechowywania - można ułożyć wiele krzeseł jedno na drugim - tzw. sztaplowanie. W salach zarządu, gdzie nieczęsto prowadzi się wielogodzinne spotkania, wygodne meble są podstawą, klienci często wybierają fotele konferencyjne.

W pełni urządzona sala konferencyjna to nie tylko meble biurowe, wiele firm stawia na pełną integrację systemów multimedialnych z oświetleniem i systemem zaciemniania np. rolety. Pozwala to kontrolować natężenie światła szczególnie, gdy do wyświetlania prezentacji stosowany jest projektor multimedialny. Podczas uruchomienia system automatycznie wyreguluje natężenie oświetlenia i opuści rolety.

W nowoczesnej sali konferencyjnej nie powinno zabraknąć przyłączy stołowych. Należy zadbać aby każdy z uczestników miał dostęp do ładowarki lub gniazda 230V. Uchylne przyłącza pozwalają utrzymać wysoką estetykę na sali, plątanina kabli i przedłużaczy na stole to ostatnia rzecz jaką klienci chcieliby widzieć. Uchylne przyłącza po podłączeniu przewodu można zamknąć i postawić na nim laptopa, nie zaburzają one designu. Przyłącza są modułowe dzięki czemu możemy dobrać ich wyposażenie zależnie od potrzeb. Poza tradycyjnymi gniazdami 230V wyposażenie może obejmować ładowarki USB, gniazda LAN, gniazda HDMI i USB-C. Przyłącza USB-C są szczególnie interesujące: jeden przewód może jednocześnie pełnić rolę ładowania, wysyłania obrazu, podłączenia peryferiów takich jak kamera czy mikrofon.

Akustyka ma znaczenie

Często pomijanym aspektem w sali konferencyjnej jest zagadnienie prawidłowej akustyki. Nowoczesne wnętrza, gdzie przeważa beton i szkło nie sprzyjają dobrym warunkom akustycznym. Nawet najlepsze systemy nagłośnienia nie poradzą sobie z wielokrotnie odbijającym się dźwiękiem od twardych powierzchni. Zadbajmy o komfort uczestników stosując w salach wykładziny i adaptując sufit aby zwiększyć jego chłonność. Dostępne na rynku produkty obejmują szeroki wachlarz rozwiązań, od prostych kasetonów akustycznych do wiszących ustrojów lamelowych i innych celowanych systemów obniżających pogłos sali. Długotrwałe przebywanie w uciążliwych akustycznie salach powoduje szybsze zmęczenie uczestników, i obniża efektywność pracy. Problemy akustyczne mogą być trudne do rozpoznania bez fachowej analizy. Nie należy tu jednak przesadzać, nie zawsze wymagane są specjalistyczne pomiary np. STI czy RT60, bardziej należy zidentyfikować przyczynę i dobrać właściwe materiały akustyczne i ich umiejscowienie.

Podsumowanie

Ile sal konferencyjnych tyle rozwiązań. Można wytypować punkty wspólne, jednak tylko indywidualna koncepcja zapewni optymalne rezultaty. Projektując wyposażenie sali konferencyjnej stawiamy przede wszystkim na komfort uczestników i niezawodny sprzęt audio wizualny. Efekty obserwujemy w setkach zrealizowanych sal, zbieramy opinie klientów na corocznych przeglądach i nieustannie dopracowujemy rozwiązania winne znaleźć się w nowoczesnej sali konferencyjnej. Największym sukcesem jest ogromne grono zadowolonych klientów, których sale pracują bez zarzutu przez wiele lat.