Ergonomiczne konferencje

Konferencje zawsze wiążą się z prezentacją treści. Treść multimedialna wymaga odpowiedniej infrastruktury, świadomy prezenter wymaga odpowiedniej jakości, właściciel sali powinien zapewnić nowoczesne i łatwe w obsłudze środowisko multimedialne. To w skrócie.

Ergonomia i łatwa obsługa sali konferencyjnej przynosi wymierne korzyści w postaci zadowolonych użytkowników, którym pozostaną w pamięci pozytywne skojarzenia z konkretnym miejscem czy marką.

Tak więc coraz częściej mamy do czynienia ze świadomym konferansjerem, który mając do wyboru wiele sal konferencyjnych w okolicy – do swojej prezentacji wybierze tę o wysokim standardzie, bezproblemowej obsłudze oraz z doskonałą jakością obrazu i dźwięku.

Standard nieznany?

Oficjalnie nie istnieje coś takiego jak standard wyposażenia sali konferencyjnej. Każdy ma swoje wymagania oraz potrzeby. Oczywiście trzeba wyświetlić obraz i odtworzyć dźwięk, podłączyć komputer, itp. ale nikt nie precyzuje czym i w jakim standardzie.

Wprowadziliśmy więc swoje wewnętrzne standardy, które począwszy od etyki pracy instalatorów a na ergonomii użytkowania kończąc, definiują kompleksowy system multimedialny na znakomitym poziomie.

Wyposażenie multimedialne sali konferencyjnej powinno cechować się właściwymi parametrami technicznymi. Często antagonistyczne cechy danej sali konferencyjnej wymagają umiejętnego projektowania i bogatego doświadczenia. Przykładowo przekątna obrazu powinna być na tyle duża aby prezentowane treści były widoczne dla najodleglejszego widza. Jednakże jednocześnie nie aż tak duża aby osoby siedzące z przodu musiały oglądać prezentowane treści „na raty” błądząc wzrokiem po zbyt dużym ekranie.

Takich zagadnień jest dostatecznie dużo aby z fajnej sali – poprzez nieumiejętne planowanie – zrobić bezużytecznego golema.

Profesjonalne podejście do kwestii multimediów w salach konferencyjnych gwarantuje przede wszystkim:

• Dobrą jakość i rozdzielczość obrazu
• Czysty dźwięk z naciskiem na klarowność mowy
• Łatwość korzystania z infrastruktury multimedialnej
• Niezawodną pracę przez wiele lat
• Komfort akustyczny
• Zintegrowane sterowanie oświetleniem, roletami, klimatyzacją
• Ergonomiczny design
• Komfortowe meble

Kierowanie się taką wizją pozwala firmie HDCINEMA być liderem w zakresie tworzenia nowoczesnych przestrzeni konferencyjnych.

Spójny projekt to dobra sala konferencyjna

Bezsprzecznie projekt i uzgodnienia na etapie projektowym to najefektywniejsza forma planowania systemów multimedialnych. Przekrojowe spojrzenie na zagadnienie prowadzenia spotkań czy szkoleń i zrozumienie podstawowych potrzeb prowadzących, pozwala stworzyć rzetelny projekt. Sala poza wyglądem musi funkcjonować jak spójny organizm, który łatwo dostosować do swoich preferencji, a wiele zdarzeń powinno dziać się automatycznie. W trakcie tworzenia projektów sal konferencyjnych w proces zaangażowanych jest kilka osób: architekci, technicy budowlani, inżynier dźwięku i akustyki. Nad całością prac i kosztów czuwa menadżer projektu. Spójny zespół tworzy niepowtarzalne przestrzenie konferencyjne. Przemyślane formy i nowatorskie rozwiązania gwarantują, że prowadzone spotkania będą na najwyższym poziomie.

Projekcja wideo czyli dlaczego ściana to nie ekran

W salach konferencyjnych musimy bezwzględnie kontrolować warunki oświetlenia i tak dobierać rzutniki multimedialne, aby zapewnić rzeczywisty kontrast na poziomie przynajmniej 5:1. Przeszkadza w tym w głównej mierze światło dzienne, które w niektórych przypadkach mogłoby nawet uniemożliwić prowadzenie projekcji. Stąd warto do scenariuszy sterowania włączyć rolety okienne oraz kontrolować oświetlenie sztuczne. Inne bowiem warunki będą potrzebne do spotkań wideokonferencyjnych, a inne np. do prezentacji multimedialnych. Niektóre z karygodnych błędów, które spotykam w znacznej ilości sal to stosowanie projektorów przenośnych jako instalacyjnych (zbyt niska siła światła) oraz projekcja wyświetlana bezpośrednio a ścianie. A w żadnej nie spotkałem się aby projektory miały wykonaną choćby podstawową kalibrację kolorów.

Dlaczego ściana nie nadaje się do profesjonalnej projekcji? Z kilku powodów – kąt odbicia światła jest przypadkowy, powierzchnia najczęściej nie jest płaska, kolor niejednolity i przede wszystkim brakuje czarnego obramowania, które podnosi kontrast. Projektory powinny cechować się wysoką, panoramiczną rozdzielczością i wysoką siłą światła. Mogą być ukrywane w suficie technicznym za pomocą specjalnych wind. Ekrany występują w wersji do zabudowy sufitowej. Wtedy uzyskujemy maksymalnie dyskretną instalację, oczywiście kosztem wyższego budżetu.

Dźwięk dobry

Należy zawsze mieć na uwadze, że uzyskanie dobrego dźwięku jest każdorazowo związane z trzema elementami: elektroniką, głośnikami i akustyką pomieszczenia.

Dwa pierwsze są oczywiste, ale montaż nawet najdroższego sprzętu do sali, gdzie jest tylko beton i szkło da niesatysfakcjonujący efekt. Natomiast dobra akustyka może nawet wyeliminować konieczność stosowania mikrofonów i nagłośnienia.

Wzmacniacz trzeba dobrać do ilości głośników i do wielkości instalacji. Należy zapewnić zgodność impedancyjną i zapas mocy aby nie przeciążać elektroniki i nie zwiększać zniekształceń. Głośniki rozmieszczamy równomiernie, lepiej jest zainstalować większą ich ilość. Uzyskamy w ten sposób równomierne ciśnienie akustyczne. Oczywiście nie jest to regułą dla każdej sali, zwłaszcza duże objętościowo obiekty, np. aule nagłaśnia się w inny sposób.

Sala konferencyjna powinna być wyposażona w mikrofony, jest to istotne zwłaszcza w przypadku sal telekonferencyjnych lub wideokonferencyjnych. Gdy każdy uczestnik ma mikrofon niezbyt daleko od swoich ust jakość audio, którą odbierają nasi zdalni rozmówcy jest wysoka. Oczywiście w dużych salach konferencyjnych mikrofony są niezbędne, ilość i rodzaj dobierany jest indywidualnie do potrzeb.

Systemy nagłośnienia mogą być bardzo rozbudowane: mam tu na myśli systemy dyskusyjne, systemy tłumaczeń symultanicznych, rejestracja spotkań i broadcasting dla mediów. Architektura audio jest skalowalna, dlatego mogą być zainstalowane zarówno w niewielkiej sali, bądź w całym kompleksie konferencyjnym i obsługiwać wspomniane systemy.

Nacisk na dotyk

Dlaczego systemy sterowania są potrzebne? Posłużę się tutaj przykładem, zapewne dobrze znanym każdemu użytkownikowi sprzętów elektronicznych – mianowicie obecnością zbyt dużej ilości pilotów.

W domu, gdzie użytkownicy się nie zmieniają można by się do pilotów przyzwyczaić, jednakże w salach konferencyjnych już niekoniecznie. Nie każdy użytkownik radzi sobie z „zestawem” pilotów: do ekranu, do projektora, do wzmacniacza, do klimatyzatora, do oświetlenia, itp. itd. …

Pomijając fakt, że piloty lubią się zapodziać, korzystanie z tak „wyposażonej” sali konferencyjnej nie jest intuicyjne i nie wykorzystuje jej potencjału. Byłem świadkiem takiej sytuacji, gdzie przy obecności pełnego zestawu multimedialnego prowadzący nie potrafił podłączyć się do projektora i wybrać właściwego wejścia. Uczestnicy garbili się więc nad jednym laptopem wyglądając jeden zza drugiego…

Wychodzimy z założenia, że użytkownika nie powinno interesować jaki sprzęt i w którym miejscu jest w sali konferencyjnej zainstalowany. Nawet nie powinien tego wiedzieć. Jedyną akcją, którą musi wykonać jest naciśnięcie przycisku wywołującego scenariusz uruchomienia. Może to być przycisk w klawiaturze naściennej (jeden, podświetlony na zielono) bądź przycisk graficzny na tablecie.

Użytkownik może mieć do wyboru scenariusze typu „prezentacja multimedialna” czy „telekonferencja”. Jedno dotknięcie jest wystarczające aby zapanować nad całą infrastrukturą multimedialną. I to rzeczywiście działa w oddawanych przez HDCINEMA salach konferencyjnych. Szkolenie osób, które będą korzystały z tak zaprogramowanych sal sprowadza się zaledwie do kilku zdań wyjaśnienia – reszta jest po prostu intuicyjna jak korzystanie z bankomatu.

Scenariusz to nic innego jak specjalnie zaprogramowana i zsynchronizowana sekwencja uruchomienia całego systemu. Do scenariusza można włączyć elementy peryferyjne takie jak rolety, oświetlenie, wentylację itp. System sterowania dodatkowo zabezpiecza urządzenia przed uszkodzeniem, gdyż pozwala na zmianę parametrów systemu w ograniczonym zakresie.

Po co nam ta cała akustyka?

Z akustyką jest trochę tak jak z mieszkaniem przy ruchliwej ulicy. Można się przyzwyczaić, ale podświadomie hałas bardziej męczy. Na co dzień się tego nie zauważa, dopiero gdy ulica zostanie zamknięta z uwagi na np. świąteczny dzień doznajemy uczucia „jak tu dzisiaj cicho”.

Podobnie jest w pomieszczeniach z niewłaściwa akustyką – wpływają na szybsze zmęczenie uczestników. Dlaczego? W salach o wysokim pogłosie nasz mózg nieustannie analizuje wielokrotnie odbity dźwięk, mowa jest mniej zrozumiała. To praca, której fizycznie nie wykonujemy, ale podświadomie czujemy większe zmęczenie. Siedzenie na niewygodnym krześle też stanie się uciążliwe po dłuższym okresie czasu.

Należy więc dbać o tzw. „komfort akustyczny” pomieszczeń konferencyjnych – spotkania za pewno będą mniej męczące. Jeżeli wynajmujemy sale konferencyjne to takie działanie na granicy podświadomości zaowocuje większą liczbą powracających klientów. Dlaczego stacje BP mają tak wielu klientów? Bo mają najsmaczniejszą kawę, a niekoniecznie niskie ceny paliwa.

Pragniemy budować nowe skojarzenie poza tymi oczywistymi:

• Jest duszno – załączmy klimatyzację.
• Jest ciemno – załączmy oświetlenie.
• Jest hałas – poprawmy akustykę.

Siedź wygodnie

Wspomniałem o krzesłach, tak, umeblowanie oraz kolorystyka wnętrza to sprawa istotna. Dobrej jakości meble, ergonomiczne rozwiązania i wygodne fotele podkreślą prestiż sali konferencyjnej. Wygodny fotel z możliwością regulacji swoich parametrów to przyjaciel każdego uczestnika konferencji. Kontynuujmy więc budowanie pozytywnych skojarzeń z naszymi salami konferencyjnymi, tak aby pracownicy bądź najemcy chętnie tu powracali.

Podsumowanie

Poruszyłem tutaj wyłącznie najistotniejsze elementy konferencyjnej układanki. Przestrzenie konferencyjne są bowiem tak różne jak różne są wymagania ich właścicieli. Typując elementy kluczowe dla dobrych pomieszczeń konferencyjnych możemy je definiować i kontrolować nadając im niepowtarzalny kształt. Kierowanie się jakością, ergonomią i komfortem dostarczanych rozwiązań definiuje standard HDCINEMA, a spojrzenie od strony użytkownika pozwala celnie definiować model funkcjonowania.